Warning Letter to Employee - अगर आपको Warning Letter मिले तो क्या करें?

किसी भी Employee के लिए Life में उनके Company/Factory/Organization का बहुत ही Important होता है. इसका कारण यह है कि इसी रोजी-रोजगार से उनका Family का पेट पलता है. कोई भी Employee कभी भी जानबूझ कर अपनी Job खोना नहीं चाहता है. वह हर संभव प्रयास करता है कि उसकी Job बनी रहे. इसके वावजूद भी कभी-कभी कुछ ऐसी नौबत आ जाता है कि उनसे जाने-अनजाने में कुछ Mistake हुई नहीं की उनको Company के द्वारा Warning Letter मिल जाता है. कभी-कभी प्रबंधन द्वारा किसी साजिश के तहत भी Warning Letter Issue किया जाता हैं. आज हम इसी Warning Letter to Employee बारे में Information चर्चा कर रहें हैं.

अगर आपको काम के दौरान Management द्वारा Warning Letter दिया गया है तो घबराहट स्वभाविक बात है. मगर इसमें ज्यादा घबराने वाली कोई भी बात नहीं है. आज हम इसके हर पहलु पर गौर करेंगे.

Warning Letter to Employee Kya hai?

सबसे पहले हमारे मन में यह Question उठता है कि Warning Letter क्या हैं? तो Information के लिए बता दूं कि Warning Letter एक चेतावनी पत्र है, जो किसी Employee को उसके अनुचित या अन्यथा नकारात्मक आचरण के खिलाफ Company Management द्वारा जारी Formal Letter है.

Warning Letter to Employee Kab diya jata hai?

एक Warning Letter का उपयोग कई स्थितियों में किसी गलती के लिए दी जाती है. किसी भी Employee को Company के Rules, Contract etc के उल्लंघन के करने के लिए Warning Letter  दिया जाता है. इन सभी परिस्थितियों में Warning Letter किसी भी Employee के ऊपर Disciplinary Action का First Stage हैं.

या यूं कह लीजिये की जब Company को  आपको Job से निकालना होता है तब इसके लिए Management आपको Warning Letter देकर Record Maintain करती है, ताकि आपको Wrong ठहरा सके और Job से Terminate कर सके.
Work या Professional Sector में, अपने Customers और Employees को सुरक्षित, स्थिर और कुशल कार्य वातावरण बनाए रखने की ज़िम्मेदारी Employer की है. ऐसी कोई भी परिस्थिति जो इस वांछित माहौल को खतरे में डालती है, Employer से लिखित Warning के रूप में तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त होती हैं. अक्सर देखा गया है कि आमतौर पर लिखित Waring Letter किसी भी Employee को तब दिया जाता है जब Employer या Supervisor द्वारा दी गई किसी भी Oral Waring का पालन नहीं किया जाता है. किसी भी अनुचित, गैर-व्यावसायिक या अवांछित आचरण होने के स्थिति में कोई भी नियोक्ता समस्या को Formally Resolve करने के लिए Employee को Warning Letter जारी करेगा.

एक Warning Letter एक Company के कार्य नैतिकता में एक अपराध की औपचारिक स्वीकृति के रूप में Poor या अक्षम नौकरी प्रदर्शन ( Inefficient Job Performance), सहकर्मियों (Colleagues) के बीच Work Place  में अनुचित आचरण, कंपनी नीति के लिए उपेक्षा और कंपनी संसाधनों के प्रबंधन के कारण जारी किया जाता है. 

यह Company के Policy के उलंघन के  Base पर, कंपनी के भीतर महत्वपूर्ण Authority वाले किसी व्यक्ति द्वारा एक Warning Letter जारी किया जाता है. यह किसी व्यक्ति, एक टीम या पूरे विभाग के खिलाफ जारी किया जा सकता है. एक Employer और Employee के बीच सभी Formal Correspondence के साथ Warning Letter, भविष्य के संदर्भ के लिए पॉलिसी के उलंघन के Formal Records  के रूप में कार्य करता है. 

Warning Letter to Employee Format

Professional संदर्भ में, एक Warning Letter Format, Simple, Short और To the Point होना चाहिए. Warning Letter में Bad Conduct (विशिष्ट बुरे आचरण) को शुरुआत से स्पष्ट किया जाना चाहिए ताकि गलत व्याख्या के लिए कोई मौका न हो. जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है कि यह एक Warning Letter (चेतावनी पत्र) हैं. इसको कभी भी Disciplinary Action नहीं माना जाता है.

हालांकि यह Employee को उन परिणामों के बारे में स्पष्ट कर सकता है जो कार्रवाई को दोहराए जाने पर आने वाले परिणाम हो सकते हैं. Warning Letter  स्वर विनम्र हो सकता है क्योंकि, इसके नकारात्मक अर्थ के बावजूद, किसी कर्मचारी को एक चेतावनी पत्र हमेशा Professional और Personally उस Employee की मदद करने के इरादे से जारी किया जाता है, और इसका काम Company के सुचारु कार्य सुनिश्चित करना है.

Warning Letter to Employee Sample/Format

To,

Sh. ---------------
 -----------------(Name and Address of Employee)

Sub. – Warning Letter

Dear Mr./Miss/Mrs. …………,

It has been observed that since your joining you are not performing up to the level that been expected, resulting to put you in the list of poor performers, which is directly resulting in willful insubordination and gross negligence of duties, in your capacity as Operator.

Performing below the level is making yourself liable for necessary action. 

You are hereby warned to develop your performance; failure to do so shall invoke appropriate action.

You are further advised to submit a written explanation on your poor performance as soon as you receive this letter.

Hope to see you complying with the company rules.

For' -----------------------
Name:
Designation
Date:

Warning Letter to Employee - अगर आपको Warning Letter मिले तो क्या करें? 

अगर आपको Warning Letter मिले तो क्या करें?

• अगर आपको Company द्वारा Warning Letter मिले तो धैर्य से काम लें, और इसको अनुशासन पूर्वक Receive करें. 

• अगर आपको साजिश के तहत Warning Letter दिया जा रहा हो और अगर आपने इस तरह की Mistake नहीं की है तो अपने Signature के साथ “With Objection” (विरोध सहित) लिखकर Signature करें.

• Warning Letter चाहे Email पर मिले या Paper पर, उसको हमेशा संभाल कर रखें. 

• Waring Letter का जबाब नहीं देना होता है, यह आपको आपके Mistake को Inform करने के लिए होता है, ताकि अगर आपने उस तरह की Mistake की है तो उससे बचें.

• हमने देखा है कि आजकल Employer अपने Employee को Email के द्वारा Warning Letter  जारी करते हैं. जिसके बाद Employee जल्दबाजी में माफ़ीनामा लिखकर Reply कर देता है. 

• इतना ही नहीं बल्कि उसकी Mistake हो या न हो, मगर English में आसानी से लिख देता है, "Sir/Madam, Please give me a chance”.जबकि उसकी इस तरह की Mistake आने वाले समय में गंभीर Problem उत्पन्न करती है.

• अगर आपसे Mistake भी जाए तो Written में स्वीकार करने से बचें. आपकी कोशिश यह होनी चाहिए की सबकुछ मौखिक रूप से निपट जाए. 

• जैसा की ऊपर भी बताया है कि Warning Letter केवल आपको आपके द्वारा किये गए गलती का चेतावनी देने के लिए है. इसलिए घबराने की जरुरत नहीं है. हां, यह कोशिश जरूर करना है कि इस तरह की गलती भविष्य में दुहराई नहीं जाए. अगर ऐसा होता है तो आगे बात So-Cause, Charge-Sheet से Termination तक पहुंच सकती है. 

[workervoice.in से साभार]